Kadı, Osmanlı yönetim zincirinin en önemli halkalarından birini temsil etmekteydi. Halkın bütün meselelerinde ve özellikle taşra halkının merkez ile olan ilişkilerinde tek yetkili merci kadılık kurumu idi. Evlenme, boşanma, alım, satım, alacak, borç, ölüm, miras (tereke) gibi sosyal ve ekonomik her türlü meseleye ait hukuki işlemlerin yerine getirilmesi ve bunların resmî sorumluluğu, pazar ve vakıfların denetlenmesi, sefer iaşesi başta olmak üzere lojistik işleri, adli her tür davanın yerinde görülmesi ile beledi görevler kadıların uhdesindeydi.
Kadı mahkemelerinde görülen bütün işlemler zabıt tutanaklarına kaydedildikten sonra bunların temiz suretleri belirli diplomatik formülasyonlarla “sicill-i mahfûz” denilen defterlere geçirilirdi. Son nüsha olarak ortaya çıkan bu defterler, genel olarak şer‘iyye sicilleri, kadı sicilleri, mahkeme defterleri ve kısa olarak da siciller şeklinde isimlendirilmektedir. Tutulması kadar muhafazasına da kanun gereği kadı ve nâiblerin âzami dikkat gösterdiği bu defterlerin her biri, üretildikleri kadılık ya da nâiblik bünyesinde arşivlenerek saklanır ve bir sonra gelen kadı veya nâibe devrolunurdu. Böylece her kadılığın arşiv koleksiyonu bir yandan birikmekte bir yandan da yüzyıllar içerisinde korunarak devri gerçekleşmekteydi.
Savaş, sel, yangın vb. nedenlerle farklı kadılıklara ait birçok defter zayi olmuşsa da günümüze azımsanmayacak miktarda bir sicil külliyatı gelebilmiştir. 30.000 civarında bir yekün tuttuğu tahmin edilen bu külliyattan İstanbul, Anadolu, Trakya, Balkanlar ve Ortadoğu bölgeleri kadılıklarına ait toplam 23.756 defterin dijital kopyaları İSAM Kütüphanesi Arşivi’nde bulunmaktadır. 1995 yılı itibariyle farklı şahıs, arşiv, kütüphane ve araştırma merkezi gibi muhtelif kaynaklardan kopyaları temin edilmek suretiyle oluşturulan bu koleksiyon çok özel bir niteliğe sahiptir. Şöyle ki, dünyada bu sayı ve çeşitlilikte kadı/şer‘iyye siciline erişim sağlanabilen tek merkez İSAM Kütüphanesi Arşivi’dir.*
Mevcut sicil koleksiyonunun oluşturulma süreçleri, orijinallerinin bulundukları arşivlere bağlı olarak farklı farklı seyretmiştir. İstanbul Müftülüğü Şer’iyye Sicilleri Arşivi’nde bulunan sicillerin mikrofilmlerinin (10.000 civarı) 1995 yılında temini ile başlayan süreç 2004-2008 yılları arasında gerçekleşen ikinci bir hamle ile İstanbul harici Türkiye geneli sicillerinin mikrofilmlerinin (8900 civarı) Ankara Milli Kütüphane’den temini ile ivme kazanmış ve böylece Türkiye’de bulunan bütün siciller bir araya getirilmiştir. Koleksiyonda bulunan özellikle Türkiye harici sicillerinin temininde, ilgili arşivlerin idareci ve arşivcileri ile geliştirilen ilişkilerin önemli bir rolü olmuştur.
Her ne kadar mikrofilmleri mevcutsa da Osmanlı Arşivi ve İstanbul Müftülüğü Şer‘iyye Sicilleri Arşivci tarafından 2010’larda dijital kopyaları oluşturulan Türkiye dahilindeki sicillerin birer dijital kopyasının temini ise koleksiyonu her bakımdan daha nitelikli ve kullanışlı hale getirmiştir. Söz konusu iki arşivin yöneticilerinin bu süreçteki katkı ve destekleri ile İSAM Sicil koleksiyonu daha da büyüyerek zenginleşmiştir. Buna ilave olarak Malatya İnönü Üniversitesi, Çorum Hasan Paşa Kütüphanesi, Balıkesir İl Halk Kütüphanesi, Konya Bölge Yazmalar Kütüphanesi, Vakıflar Genel Müdürlüğü, Gazi Hüsrev Bey Kütüphanesi, Saraybosna Tarih Arşivi, Gümülcine Müftülüğü Arşivi gibi daha başka arşiv ve kütüphanelerde bulunan siciller de kataloglardan tespit edilerek birer kopyalarının ilgili kurum ve kütüphanelerden sağlanması yoluna gidilmiştir.
Günümüze ulaşan sicillerin tamamının kopyalarını temin etme hedefi doğrultusunda literatür takibi, ilgili kurum ve şahıslarla görüşme yapmak gibi gerekli çalışmalar İSAM Kütüphane ve Dokümantasyon Müdürlüğü tarafından hâlihazırda yürütülmeye devam etmektedir.
* 2004 yılında İSAM’a bir ziyarette bulunan merhum Halil İnalcık , o sıralarda sadece İstanbul bölgesi şer’iyye sicillerinden oluşan ve sayısı 10.000’i bulan mikrofilm arşivinin öneminin büyüklüğünü ifade etmek üzere şöyle demişti: “Başka herhangi bir şeyiniz olmasa bile bu siciller İSAM’a tek başına yeter.”